Integraties en het grotere plaatje

Technologie functioneert zelden op zichzelf. Contractdata die niet doorstroomt naar CRM, ERP of het documentmanagementsysteem, levert een tweede registratie op, in plaats van één betrouwbare bron. Bij de selectie van een oplossing telt daarom ook hoe het systeem aansluit op de rest van het technologielandschap, naast wat het op zichzelf kan. Dit vraagt om een bredere visie op de juridische afdeling, eentje die verder gaat dan alleen een (deel van een) proces automatiseren.

In de praktijk wordt AI vooral ingebed in de omgeving die er al staat. Bij Aalberts en Xebia vormen Microsoft Copilot, Power BI, SharePoint en bestaande juridische systemen de basis, waarop aanvullende zoeklagen, integraties en AI-functionaliteit worden gebouwd. Bij KPN staan juridische dossiers op een afgeschermde SharePoint-omgeving, waardoor juristen Copilot kunnen gebruiken voor de dossiers waar ze toegang toe hebben. Zo kunnen ze snel zoeken en eerste analyses maken in een vertrouwde, afgebakende omgeving

Training

Een implementatie stopt niet bij de livegang. Gebruikers die alleen een korte kick-off hebben gehad, vallen vaak na een korte periode terug op hun oude werkwijze. Continue training houdt de adoptie op peil en voorkomt dat de reeds gemaakte kosten voor niets zijn geweest.

Daarnaast gaat training ook lang niet altijd over waar welke functies binnen een applicatie zitten. Het gaat hierbij ook om verantwoorde omgang met de applicatie. Wie doet wat, wanneer en welke verantwoordelijkheden zijn er?

Datavolwassenheid

Garbage in, garbage out is inmiddels een bekend principe. Elke tool is maar zo goed als de data die erin gaat. Of het nu gaat om het implementeren van een oplossing voor contractmanagement, entity management of een juridische AI-assistent, alles valt en staat met de kwaliteit van data die gebruikt wordt om het systeem te laten draaien. Zonder een basis die op orde is, zal een systeem niet functioneren.

Het opschonen en centraal onderbrengen van bestaande informatie is daarom vaak een absolute voorwaarde voor een goede implementatie. Een CLM dat half gevuld is, zal ertoe leiden dat gebruikers terugvallen op het eerder gebruikte systeem (in het minst gunstige geval een mailbox of lokale map) en al het adoptiewerk dat is verricht tenietdoen.

Datavolwassenheid gaat verder dan de eigen juridische data. Bij Heijmans is datakoppeling de grootste technische uitdaging: financiële en projectgegevens zitten verspreid over verschillende systemen, en het vinden, verbinden en betrouwbaar gebruiken van die informatie kost veel tijd. Ook kennisbeheer vraagt om een actieve bijdrage van juristen. Collega's gebruiken beschikbare kennis graag, maar het structureel toevoegen, anonimiseren en onderhouden van documenten blijft een lastige randvoorwaarde.