Naast privacy en beveiliging bepalen praktische eisen of een product goed inpasbaar is in de bestaande werkomgeving. Een API (Application Programming Interface) is een koppeling waarmee twee systemen automatisch gegevens met elkaar kunnen uitwisselen. Dit maakt het mogelijk om data uit het nieuwe systeem te ontsluiten naar bijvoorbeeld een ander systeem, zonder dat gebruikers gegevens handmatig moeten overtypen. Leveranciers bieden in sommige gevallen standaard API’s met populaire applicaties aan.

Een andere veelgevraagde praktische eis is SSO (Single Sign-On). Dit zorgt ervoor dat gebruikers inloggen met hun bestaande bedrijfsaccount, meestal via Microsoft Entra ID of Google Workspace, in plaats van voor elke applicatie een los wachtwoord te onthouden. Bij internationaal georiënteerde organisaties is meertaligheid van zowel de interface als de klantenservice relevant. Het is daarnaast verstandig om vooraf te bepalen hoe data weer te exporteren is, om te voorkomen dat de organisatie na een aantal jaar vastzit aan een leverancier (vendor lock-in).

Ook minder voor de hand liggende eisen zijn noemenswaardig. Voor sommige organisaties is een mobiele app zeer praktisch. Maar ook kleinere eisen zoals welke bestandsformaten worden ondersteund bij import en export en versiebeheer op documenten zodat een eerdere versie van een contract terug te vinden is, kunnen het leven makkelijker maken. Bij tools voor contractmanagement is bovendien relevant of e-signing (elektronisch ondertekenen) standaard is ingebouwd.

Beschikbaarheid en support

Technologie moet het leven van de jurist makkelijker maken, maar dan moet er wel op vertrouwd kunnen worden. Een concrete uptime-garantie in de overeenkomst of de SLA en eventuele compensatie als die garantie niet wordt gehaald zijn hiervoor nuttige voorwaarden. Ook supportkanalen (telefoon, chat, een vaste contactpersoon) en de afgesproken reactietijd per urgentieniveau zijn belangrijk. Een storing die het hele systeem platlegt, vraagt om een andere reactietijd dan een vraag over een instelling.

Contract en exit-strategie

Uitgangspunt kan zijn dat de overeenkomst met een leverancier net zoveel aandacht verdient als het product zelf. Belangrijke punten zijn de opzegtermijn, de mogelijkheid om tussentijds op te zeggen bij herhaalde storingen, alsmede wat er gebeurt met de data bij het einde van de samenwerking. Een leverancier moet in staat zijn om alle data in een bruikbaar, gestructureerd formaat op te leveren, niet als een onleesbare export die alleen door het eigen systeem te openen is.

Deze punten wegen per organisatie anders en niet elk punt is voor elke applicatie relevant. Maar ze horen wel standaard op de checklist te staan, naast de functionele wensen die vaak als eerste op de lijst staan, juist omdat de gevolgen van een gemiste eis pas zichtbaar worden nadat het contract al is getekend.