Naast het bepalen van het budget is het van groot belang om vast te stellen wanneer een oplossing succesvol is. ROI (return on investment) lijkt op het eerste gezicht een simpele formule maar bepalen of een investering in legal tech de moeite waard is, valt niet mee. De total cost of ownership is weliswaar te berekenen maar wat je ervoor terugkrijgt en of dit de moeite waard is, verschilt sterk per organisatie, per tool en per categorie. Daarbij speelt dat de meerwaarde van goed juridisch handelen altijd complex is. Problemen die door een effectievere juridische functie niet ontstaan zijn immers moeilijk te kwantificeren.

Meerdere tools per organisatie

Uit de data blijkt dat organisaties op het platform gemiddeld ruim vijf tools (5,3) gebruiken. ROI is bij een investering in technologie eigenlijk nooit een berekening voor één tool op zichzelf. De waarde van een oplossing hangt mede af van hoe deze is geïntegreerd binnen de organisatie en het ICT-landschap. Wanneer tools elkaar kunnen versterken, wegen de implementatiekosten van een extra tool minder zwaar dan wanneer die tool geïsoleerd wordt beoordeeld.

Specifiek versus generiek

Zoals hiervoor vermeld, behoort van de door de deelnemers gebruikte tools 60% tot generieke software en 40% tot specifieke. Dit onderscheid werkt door in hoe een organisatie kijkt naar de meerwaarde van de tool. Generieke tools zoals Microsoft 365 of e-signing zijn vrijwel altijd al beschikbaar. Dit maakt dat de kosten voor de juridische afdeling niet op zichzelf staan en het niet de vraag is wat het gebruik op gaat leveren, maar dat het eerder bezien moet worden als een gemiste kans om het niet te gebruiken.

Bij specifieke software werkt dit tegenovergesteld. De focus ligt dan meer op het terugverdienen van de hieraan direct verbonden kosten. Verschillende afdelingen hebben de wens geuit om een specifieke tool voor automated document review aan te schaffen. Het is daarbij dus complex om de meerwaarde en terugverdientijd inzichtelijk en aantoonbaar te maken. De ervaringen van andere deelnemers kunnen eventueel bijdragen aan de onderbouwing. Het is het voornemen van  Tech in Legal om de komende jaren meer onderzoek te doen naar (het onderbouwen van) de ROI van applicaties.

Arnoud Roijmans van KPN noemt tokenkosten een serieus vraagstuk ‘going forward’, maar ziet ook een voordeel: de kosten van het gebruik van AI worden inzichtelijk en daar kan je het gebruik van AI beter op inrichten. Als je weet wat een query kost, kun je bepalen of een andere werkwijze (kosten-)efficiënter is, of je afvragen of je die query überhaupt wilt draaien. De kosten kunnen hierbij aardig oplopen. Dat geeft een ander inzicht in gebruik van generatieve AI.