Overige kosten

De kosten voor succesvolle implementatie van technologie gaan verder dan alleen de licentie. Om technologie te kunnen gebruiken moet het zowel technisch als organisatorisch worden ingericht en onderhouden. Dit kan een organisatie eventueel zelf doen, maar in de praktijk worden daar vaak externe adviespartijen bij betrokken.

Implementatiekosten betreffen ook de aan het eerste gebruik verbonden handelingen. Bij de veelgebruikte CLM-toepassingen zullen de bestaande contracten ingevoerd moeten worden. Voor oplossingen op het gebied van corporate housekeeping zullen alle relevante entiteiten aanwezig moeten zijn. Voor een optimale werking dient dit goed uitgevoerd te worden. Dit kost tijd en daarmee geld. Daarna dient nagedacht te worden over de juiste rechten en rollen zodat niemand ongeautoriseerd toegang kan krijgen tot gevoelige gegevens.

Daarnaast dient er training plaats te vinden over het (verantwoorde) gebruik van de oplossing. Niet alleen om uit te leggen hoe het systeem praktisch werkt, maar ook om ervoor te zorgen dat er voldoende draagvlak is en het systeem op een juiste wijze in de organisatie landt. Het opzetten, voorbereiden en geven van dergelijke trainingen kost eveneens tijd. Ten slotte zal het systeem onderhouden moeten worden, zullen er wellicht updates uitgerold worden en kunnen gebruikers vragen hebben. Dit zijn allemaal kosten die meegenomen moeten worden als het gaat om het vaststellen van het budget.

Ruud van Herpen (Xebia) wijst op een kostenpost die bij AI snel over het hoofd wordt gezien:

“Ook tokengebruik verdient aandacht. Grote documenten, rapporten en codegeneratie vragen veel rekenkracht. Organisaties kunnen al na enkele maanden door hun licentie- of tokenbudget heen zijn. Dan moet je goed beoordelen of de efficiëntiewinst opweegt tegen de kosten.”