Licenties versus overige kosten

Uit de interviews, signalen op bijeenkomsten en onderzoek van het lectoraat volgen indicaties over de verhouding tussen de kosten van licenties en de overige kosten. Als vuistregel lopen licentiekosten en overige kosten, zoals implementatie, inrichting, koppelingen, datamigratie, training en beheer, in het eerste jaar vaak ongeveer gelijk op: een verhouding van 1:1. Dat kan wel sterk verschillen per organisatie en per tool. Bij traditionele software kan die verhouding in het eerste jaar zelfs op 1:1,5 liggen. Tegenover elke euro aan licentie staat dan anderhalve euro aan overige kosten, vooral voor het inrichten en uitrollen van het systeem. Na het eerste jaar vallen de eenmalige kosten weg en verschuift het zwaartepunt naar de licentie. Over de hele looptijd maken de licentiekosten daardoor doorgaans 40 tot 60% uit van de total cost of ownership (TCO).

Bovenstaande indicaties van de kosten van specifieke tooling voor legal zijn gebaseerd op benchmark-rapporten (waaronder The Legisway Benchmark for Legal Departments 2025 van Wolters Kluwer), ervaringen in de praktijk en validaties tijdens interviews. Het reserveren van budgetten voor de aanschaf van technologie begint ook langzaam in te burgeren binnen de juridische afdelingen. Volgens die benchmark heeft inmiddels twee derde van de juridische afdelingen een eigen budget voor legal tech, al heeft ruim een derde (34%) nog geen budget voor digitale transformatie. Ook de budgetten zelf groeien: het aandeel afdelingen met een technologiebudget van meer dan € 50.000 verdubbelde van 8% in 2023 naar 16% in 2025.

AI flash

Waar de kosten van licenties met traditionele software soms al lastig te achterhalen zijn, worden deze bij het gebruik van AI-gedreven applicaties mede bepaald door het aantal tokens dat wordt gebruikt. Een token is (een deel van) een woord dat door AI wordt verwerkt. Er wordt gerekend met tokens voor de invoer (input) en de uitvoer (output), en bij sommige modellen ook voor tussenliggende redeneerstappen of hergebruikte invoer (caching). Hoe intensiever het gebruikt wordt, hoe hoger de kosten dus. Toch wordt het merendeel van de AI-assistenten, zoals Copilot, ChatGPT Enterprise en Claude Enterprise, en ook veel juridische AI-tools, per seat aangeboden, soms met een maximum aan gebruik. Op tokens wordt vooral afgerekend bij intensief gebruik, maatwerk en koppelingen via een API.

Het technisch inrichten van legal AI kost vaak minder tijd dan bij traditionele software. Uit de interviews blijkt wel dat beveiliging, beoordeling van leveranciers en koppelingen met bestaande systemen veel tijd kunnen kosten. Daarnaast ligt de nadruk van de overige kosten op training en AI-geletterdheid, om een verantwoorde inzet te waarborgen.