Uit alle interviews, bijeenkomsten en het onderzoek van de afgelopen jaren komt één eenvoudige conclusie duidelijk naar voren: technologie is nooit een oplossing voor slecht ingerichte processen. Een applicatie zal in de praktijk niet het resultaat opleveren dat wordt beoogd, wanneer er geen goede analyse is van taken, rollen, processtappen, belangen en gebruikersbehoeften.

In de praktijk zien zowel deelnemers als onderzoekers veel implementaties die niet het beoogde resultaat opleveren. De oorzaak ligt zelden bij de applicatie zelf. Vaak ontbreken procesbeschrijvingen, is er geen implementatieplan of is niet duidelijk wie verantwoordelijk is voor het systeem. Daaronder ligt een bredere kloof tussen de aandacht voor juridische inhoud en de aandacht voor de bedrijfsvoering van de juridische afdeling. Veel bedrijfsjuridische professionals hebben een focus op de juridische inhoud en hebben minder aandacht voor de procesmatige aspecten.

De kloof tussen juridische inhoud en bedrijfsvoering kan gedicht worden wanneer daar aandacht voor is. Inmiddels wordt naar thema’s als legal process management, legal design en legal risk management zowel nationaal als internationaal meer onderzoek gedaan. Deze disciplines bieden handvatten om de kloof te dichten, maar dringen in de praktijk nog relatief beperkt door. Bij de inzet van technologie is deze benadering echter essentieel: een helder beschreven proces, ontwerp- en inrichtingseisen die uitgaan van de gebruiker en een expliciete risicoafweging vergroten de kans aanmerkelijk dat een applicatie ook oplevert wat ermee werd beoogd. Deze lessen zijn in allerlei sectoren geleerd bij de aanschaf van software en dienen door juridische afdelingen ter harte te worden genomen.

Voordat een organisatie een systeem aanschaft, moet in ieder geval worden nagegaan wat er precies verandert. Gaat het om het optimaliseren van bestaand juridisch werk? Of verschuift een deel van het proces naar een ander deel van de organisatie, bijvoorbeeld in het geval van documentgeneratie? Met deze beslissing komen ook verantwoordelijkheden. Wie is er verantwoordelijk voor de werking van de applicatie, wie beheert de templates, wie bewaakt de risicogrenzen en wie grijpt in bij een afwijking? Een groeiend aantal applicaties helpt inmiddels bij het inrichten van die flows zelf, zodat het proces zowel op papier als in de tool is vastgelegd.