Een belangrijk element bij het inzetten van technologie binnen het juridische domein is het kostenplaatje. Hierbij gaat het niet alleen om de kosten per licentie, maar ook om de interne allocatie van middelen, eenmalige inrichting en verdere implementatie van de systemen. Dit wordt de total cost of ownership genoemd; het bedrag dat een organisatie in totaal kwijt is over de gehele levensduur van de software.

Licentiekosten

Veel systemen werken met een licentiemodel per seat, wat betekent dat de organisatie betaalt voor elke gebruiker die toegang heeft. Daarnaast zijn er leveranciers die onderscheid maken tussen verschillende rollen. Afhankelijk van deze rol dient er een licentievergoeding voldaan te worden. Zo kan het zijn dat er wel betaald moet worden voor gebruikers die gegevens kunnen toevoegen, verwijderen of bewerken, maar niet voor gebruikers die alleen gegevens kunnen bekijken.

Het is daarom belangrijk dat een organisatie zich niet blind staart op een ‘prijs per persoon’ maar bovenal inzicht krijgt in de totaalkosten als het gaat om de licenties.

Ook in de interviews komt dit terug. Met betrekking tot genAI maakt bij bloomon en Rapid Circle de experimenteerfase inmiddels plaats voor vragen over kosten, zoals licentie- en tokengebruik, versus wat het oplevert. Rapid Circle ziet dat legal meer juridisch werk sneller kan afhandelen, wat de interne dienstverlening ten goede komt. Bij bloomon handelt het juridisch team zijn eigen werk sneller af, wat kan besparen op externe juridische kosten. Ook in bijeenkomsten, andere interviews en het onderzoek van het lectoraat komen duidelijke signalen naar voren dat de mogelijkheid om bepaalde taken met genAI te verrichten invloed heeft op beslissingen rondom extern advies. Waar eerder een taak sneller werd doorgeschoven naar een externe adviseur, wordt nu afgewogen of een eigen antwoord, ondersteund door genAI, wellicht al voldoet. Omdat kosten voor extern advies vaak snel oplopen, kan dit de financiële huishouding van juridische afdelingen op termijn veranderen. Het zou kunnen gaan lonen om met hogere vaste personeelskosten meer zelf te gaan doen met genAI en dit te financieren uit het verminderen van de variabele kosten voor extern advies.    

GenAI biedt teams mogelijkheden zelf processen te optimaliseren, zonder daarvoor extra externe tools aan te schaffen. Lage abonnementskosten ten opzichte van duurdere enterprise-software kunnen zich snel terugverdienen. Voor individueel gebruik of bij een klein team blijkt - onder andere uit de interviews - dat dit snel en relatief eenvoudig te regelen is, maar bij organisatiebrede uitrol zijn formeel extra budget en governance vereist. Denk aan een eigen applicatie die het hele team gebruikt. Daarvoor is ondersteuning van IT nodig, bijvoorbeeld op het gebied van beveiliging.